오피스(Office) - 기능 키(F1~F12)관련 단축키

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오피스(Office) - 기능 키(F1~F12)관련 단축키 - 엑셀, 워드, 파워포인트

위시랜 2024. 1. 26. 11:17

오피스(Office) 프로그램을 사용하면서 자주 사용하는 기능은 단축키를 이용하면 편리하다.

엑셀(Excel), 워드(Word), 파워포인트(PowerPoint) 별 단축키는 무수히 많다.

모든 단축키를 외우는 것은 사실상 불가능에 가깝다.

실제 작업을 하면서 자주 사용하는 기능에 대한 단축키를 몇 번 사용하다 보면 손이 기억하게 된다.

처음엔 익숙치 않아서 마우스로 메뉴를 찾아다니지만 단축키가 한번 익숙해지면 생산성 및 효율이 상당히 높아지는 것을 체감할 수 있다.

많은 단축키 중에 기능 키라고 일컫는 F1부터 F12까지의 키와 관련한 조합들이 엑셀(Excel), 워드(Word), 파워포인트(PowerPoint)에서 어떤 동작들을 하게 되는지 알아보자.

F1 키

■ F1 키와 연관된 아래 3가지 단축키는 엑셀(Excel), 워드(Word), 파워포인트(PowerPoint) 모두 동일하다.

F1 단독 : 도움말 작업 창을 표시
Ctrl + F1 : 리본을 표시하거나 숨김
Ctrl + Shift + F1 : 전체 화면 모드 전환

Ctrl + F1의 동작으로 '리본'이라는 말은 상단의 도구들 모음 바를 의미한다.

아래와 같이 '리본'을 숨기거나 표시할 때 사용하면 편리하다.

■ 엑셀(Excel)에서는 F1 키와 연관된 다음의 단축 기능도 있다.

Alt + F1 : 현재 범위의 데이터에 대한 포함된 차트를 만듦.
Alt + Shift + F1 : 새 워크시트를 삽입함.

■ 워드(Word)에서는 F1 키와 연관된 다음의 단축 기능도 있다.

Shift + F1 : 상황에 맞는 도움말 또는 서식 표시 작업 창을 표시하거나 숨깁니다.
Alt + F1 : 다음 필드로 이동합니다.
Alt + Shift + F1 : 이전 필드로 이동합니다.

F2 키

F2 키는 보통 문서의 저장과 수정, 그리고 문서를 열거나 인쇄와 관련한 기능을 한다.

■ F2 키를 단독으로 눌러보면 다음과 같은 차이가 있다.

엑셀(Excel) : 활성 셀을 편집하고 해당 내용 끝부분에 삽입 지점을 둔다. 또는 셀에 대한 편집이 꺼져 있는 경우 삽입 지점을 수식 입력줄로 이동한다. 수식을 편집하는 경우 화살표 키를 사용하여 참조를 만들 수 있도록 포인트 모드를 끄거나 켠다.
워드(Word) : 선택한 텍스트 또는 그래픽을 이동한다. 화살표 키를 사용하여 텍스트 또는 그래픽을 이동할 위치에 커서를 놓은 다음 Enter 키를 눌러 이동하거나 Esc 키를 눌러 취소한다.
파워포인트(PowerPoint) : 선택된 개체가 텍스트 편집이 가능한 경우 텍스트 편집 모드로 전환된다.

F2 키와 연관된 아래 4가지 단축키는 엑셀(Excel), 워드(Word), 파워포인트(PowerPoint) 모두 동일하다.

단축키	엑셀 (Excel)	워드 (Word)	파워포인트 (PowerPoint)
Alt + F2	다른 이름으로 저장
Alt + Shift + F2	문서를 저장. Ctrl + S와 같은 동작.
Ctrl + F2	인쇄 탭에 인쇄 미리 보기 영역이 표시됨. Ctrl + P와 같은 동작.
Ctrl + Alt + F2	열기 대화 상자를 표시.

■ 엑셀(Excel)에서는 F2 키와 연관된 다음의 단축 기능도 있다.

Shift + F2 : 셀 메모를 추가하거나 기존 셀 메모를 편집한다.

■ 워드(Word)에서는 F2 키와 연관된 다음의 단축 기능도 있다.

Shift + F2 : 선택한 텍스트 또는 그래픽을 복사한다. 화살표 키를 사용하여 텍스트 또는 그래픽을 복사할 위치에 커서를 놓은 다음 Enter 키를 눌러 복사하거나 Esc 키를 눌러 취소한다.

워드에서 Shift + F2 단축키는 Ctrl + C의 복사에 Ctrl + V가 결합되었다고 볼 수 있다.

F3 키

F3 키와 연관된 단축키는 그렇게 많이 이용되지 않는 것 같다.

단축키	엑셀 (Excel)	워드 (Word)	파워포인트 (PowerPoint)
F3 단독	이름 붙여넣기 대화 상자를 표시. 통합 문서에 이름이 정의된 경우에만 사용할 수 있음.	-	-
Shift + F3	함수 삽입 대화 상자를 표시	선택한 텍스트를 대문자, 소문자 및 제목 간에 전환	선택한 개체의 텍스트를 대문자, 소문자 간에 전환

■ 워드(Word)에서는 F3 키와 연관된 다음의 단축 기능도 있다.

Ctrl + F3 : 선택한 콘텐츠를 스파이크로 잘라냄. 여러 텍스트와 그래픽을 Spike로 잘라 다른 위치에 그룹으로 붙여 넣을 수 있음.
Ctrl + Shift + F3 : 스파이크의 내용을 붙여 넣음.
Alt + F3 : 새 빌딩 블록을 만듦.

F4 키

F4 키는 주로 Ctrl 키와 Alt 키를 조합해서, 문서를 닫거나 프로그램을 종료하는 경우에 많이 사용되는 기능키이다.

Alt+F4의 경우는 다른 프로그램들을 사용할 때도 마찬가지로 사용 중인 프로그램을 종료할 때 주로 사용된다.

단축키	엑셀 (Excel)	워드 (Word)	파워포인트 (PowerPoint)
F4 단독	가능한 경우 마지막으로 실행한 명령이나 작업을 반복함. 추가적으로 엑셀은 수식에서 셀 참조 또는 범위를 선택한 경우, F4 키는 다양한 조합의 모든 절대/상대 참조 사이를 순환함.
Ctrl + F4	문서를 닫음
Alt + F4	프로그램 종료

Ctrl + F4의 경우 프로그램은 종료하지 않고 열려 있는 문서만 닫게 되고, 만약 저장이 필요하면 저장하겠냐고 물어본다.

Alt + F4는 프로그램 자체를 종료하는 단축키이고, 마찬가지로 저장이 필요하면 저장하겠냐고 아래와 같이 창을 띄워 물어본다.

워드(Word)에서 문서를 닫거나 프로그램 종료 전 파일 저장 여부 확인 창

워드(Word)의 경우 Shift + F4가 있는데 마지막 찾기 또는 이동 작업을 반복한다.

F5 키

■ 엑셀(Excel)

F5 키만 : 아래와 같은 이동 대화 상자를 표시한다.
엑셀(Excel)의 '이동' 대화 상자
Ctrl + F5 : 선택한 통합 문서 창의 크기를 복원한다. 창을 최대화한 후 실행해 보면 이전의 창 크기로 돌아오는 것을 알 수 있다.

■ 워드(Word)

F5 키만 : '찾기 및 바꾸기' 대화 상자를 표시하고, [이동] 탭을 보여 준다.
워드(Word)의 '찾기 및 바꾸기' 대화 상자에서 [이동] 탭
Shift + F5 : 커서를 마지막 변경 내용으로 이동합니다.
Ctrl + Shift + F5 : 북마크(책갈피) 대화 상자를 표시합니다.

Alt + F5 : 문서 창 크기를 복원합니다. 엑셀의 Ctrl+F5와 같은 기능을 수행한다.

■ 파워포인트(PowerPoint)

F5 단독 : 슬라이드쇼를 시작하는데 현재 보고 있는 슬라이드와 관계없이 처음 슬라이드부터 실행한다.
Shift + F5 : 슬라이드쇼를 시작하는데 현재 보고 있는 슬라이드부터 실행한다.
Alt + F5 : 발표자 보기에서 슬라이드쇼를 시작한다. 2010 및 2007에서는 사용할 수 없는 키이다.

2019에서는 발표자 보기가 기본 설정이라 F5를 단독으로 했을 때와 마찬가지 결과를 보인다.

파워포인트의 발표자 보기는 정말 잘 만들어 준 것 같다.

F6 키

F6 키는 잘 사용하지 않는데 창을 전환할 때에는 유용하다.

오피스 프로그램에 대부분 동일하게 동작한다고 할 수 있다.

단축키	엑셀 (Excel)	워드 (Word)	파워포인트 (PowerPoint)
F6 단독	업 문서(워크시트, 문서, 슬라이드) → 상태 표시줄 → 리본 간의 전환
Shift + F6	F6 단독으로 사용할 때의 반대 방향으로 문서, 작업 창, 상태 표시줄, 리본 사이를 전환함.
Ctrl + F6	창 사이를 전환 두 개 이상의 창이 실행 중이라면 창을 편리하게 전환할 수 있음
Ctrl + Shift + F6	창 사이를 전환 Ctrl + F6과 반대 방향으로 전환함

엑셀(Excel)에서 F6 키를 단독으로 계속 눌러보면 다음과 같이 포커스가 이동하는 것을 알 수 있다.

이러한 동작은 워드(Word), 파워포인트(PowerPoint)도 마찬가지다.

워드(Word)의 경우 Alt + F6의 키도 제한적으로 사용이 가능한데, 이 동작을 지원하는 대화 상자의 경우 열려 있는 대화 상자에서 다시 문서로 이동할 때 사용할 수 있다.

F7 키

F7 키는 맞춤법 검사와 관련한 기능을 가지고 있다.

엑셀, 워드, 파워포인트 모두 F7 키를 누르면 맞춤법 검사를 시작하고 결과를 보여준다.

엑셀은 위와 같이 '맞춤법 검사' 대화 상자를 표시해 작업을 수행한다.

워드와 파워포인트의 경우는 문서 작업 창 우측에 맞춤법 검사 작업 창을 표시하고, 모든 맞춤법 검사가 완료되면 알림 창을 표시해 준다.

■ 엑셀(Excel)에서 Ctrl + F7 단축키는 동작이 재미있다.

Ctrl + F7 : 이 키를 누르면 통합 문서 창이 최대화되어 있지 않을 때 이동 명령을 수행한다. 화살표 키를 사용하여 창을 이동하고, 완료되면 Enter 키를 누르고 취소하려면 Esc 키를 누른다.

이런 단축키가 왜 있는지 모르겠지만 한 번씩 마우스 사용하기 귀찮을 때 유용하다. ㅎㅎ

엑셀은 창 크기를 조절할 수 있는 단축키가 있는데, 다음에 설명할 Ctrl + F8 키를 사용하면 화살표 키를 이용해 창의 상하좌우의 크기를 조절할 수 있다.

■ 워드(Word)에서는 다음과 같은 F7과의 조합 단축키가 있다.

Shift + F7 : 동의어 사전 작업 창을 표시함.
Ctrl + Shift + F7 : Word 원본 문서에서 연결된 정보를 업데이트함.
Alt + F7 : 다음 맞춤법 또는 문법 오류를 찾음.
Alt + Shift + F7 : Word 2013 이상에서는 번역기 작업 창을 표시함. Word 2007 및 2010에서 연구 작업 창을 표시함.

F8 키

F8 키는 선택 영역을 확장할 때 사용한다.

선택 영역을 지정할 때 보통 마우스를 사용하기 때문에 F8 키를 잘 사용하지는 않는 것 같다.

파워포인트에는 Alt+F8 키 외에는 F8 키와 관련한 단축키는 없다.

엑셀과 워드에서는 동작에 차이가 있다.

■ 엑셀(Excel)

F8 키만 : 확장 모드를 설정하거나 해제함. 확장 모드에서는 상태 표시줄에 확장 선택이 표시되고 화살표 키로 선택 영역을 확장할 수 있음.
엑셀(Excel)에서 F8 키를 눌러 '선택 영역 확장' 모드가 표시된 화면

F8을 누른 후 화살표를 사용해 셀을 선택할 수 있다.
나는 이렇게 하는 것보다는 그냥 Shift 키를 누른 상태에서 화살표 키를 이용해 셀을 확장해 선택하는 것이 훨씬 편하다. Shift 키를 계속 누르고 있는 게 불편하다면 F8키를 이용하면 된다.
아니면 그냥 마우스가 편하다. ㅎㅎ
Shift + F8 : 이 키를 누르면 화살표 키를 사용하여 인접하지 않은 셀 또는 범위를 셀 선택 영역에 추가할 수 있음.
Ctrl + F8 : 통합 문서가 최대화되어 있지 않을 때 크기 명령을 수행함.
만약, 창의 오른쪽 테두리를 키우고 싶다면 Ctrl + F8을 누른 후 오른쪽 화살표를 눌러 조절하면 된다. 조절한 크기로 사용하려면 Enter를 누르면 되고, 취소하고 싶으면 Esc 키를 누르면 이전으로 복원된다.

■ 워드(Word)

F8 단독 : 선택 영역을 확장함. 예를 들어 단어를 선택하면 선택 크기가 한 문장으로 확장됨.
워드에서도 마우스를 사용해 선택 영역을 지정하듯이, F8을 한번 누른 후 화살표 키를 이용해 선택 영역을 지정할 수 있다. 그런데, 워드에 F8은 이럴 때 사용하는 것보다 커서가 있는 단어 단위로 빠르게 선택하거나 한 줄을 빠르게 선택 영역으로 지정할 때 편리하다.
F8키를 2회 이상 눌러보면 아래와 같이 선택 영역이 확장되는 것을 알 수 있다.
워드(Word)에서 F8 키를 이용해 선택 영역을 확장하는 화면
Shift + F8 : 선택 항목을 줄임. 예를 들어 단락을 선택하면 선택 크기가 한 문장으로 줄어듦.
이 단축키는 F8 키를 눌러서 선택된 과정을 하나씩 되돌린다고 생각하면 된다.
Ctrl + Shift + F8 : 선택 확장 모드를 켜거나 끔. 선택 확장 모드에서 화살표 키는 선택을 확장함.
선택 영역을 지정할 때 수직으로 선택하고 싶을 때 사용한다.
해당 키를 누른 후 화살표 아래쪽 키를 서너 번 누르고 오른쪽 화살표 키를 계속 눌러보면 어떤 느낌인지 바로 이해가 될 것이다.

다음의 단축키는 엑셀, 워드, 파워포인트 모두 동일하다.

Alt + F8 : 매크로를 작성, 실행, 편집 또는 삭제할 수 있는 매크로 대화 상자가 표시됨.

F9 키

F9 키의 사용은 엑셀의 경우에는 수동 연산을 주로 사용할 때 유용하다.

저는 수동 연산을 잘 사용할 일이 없어서 F9와 관련된 키에 대한 사용 경험이 별로 없다.

워드의 경우에도 필드와 관련한 업데이트 시에 편리한데 필드를 잘 사용하지 않는다. ㅠ.ㅠ

그래서 다음 내용은 매뉴얼을 기반으로 정리만 되었다는 점 양해 부탁드립니다~

■ 엑셀(Excel)

F9 키만 : 열려 있는 모든 통합 문서의 모든 워크시트를 계산함.
Shift + F9 : 현재 워크시트를 계산함.
Ctrl + Alt + F9 : 마지막 계산 이후 내용의 변경 여부에 관계없이 열려 있는 모든 통합 문서의 워크시트를 모두 계산함.
Ctrl + Alt + Shift + F9 : 참조되는 수식을 다시 검사하고, 열려 있는 모든 통합 문서에서 계산하도록 표시되지 않은 셀까지 포함하여 모든 셀을 계산함.
Ctrl + F9 : 통합 문서 창을 아이콘으로 최소화함.

■ 워드(Word)

F9 단독 : 선택한 필드를 업데이트함.
Shift + F9 : 필드 코드와 해당 결과 사이를 전환함.
Ctrl + F9 : 빈 필드를 삽입함.
Ctrl + Shift + F9 : 현재 필드의 연결을 해제함.
Alt + F9 : 모든 필드 코드와 해당 결과 사이를 전환함.
Alt + Shift + F9 : 필드 결과를 표시하는 필드에서 GOTOBUTTON 또는 MACROBUTTON을 실행함.

■ 파워포인트(PowerPoint)

Alt + F9 : 안내선 보기 및 숨기기
Shift + F9 : 눈금선 보기 및 숨기기
Alt + Shift + F9 : 눈금자 보기 및 숨기기

F10 키

F10 키는 메뉴와 관련한 동작을 하게 되고, 쓰임새는 엑셀, 워드, 파워포인트가 비슷하다.

단축키	엑셀 (Excel)	워드 (Word)	파워포인트 (PowerPoint)
F10 단독	프로그램 상단의 메뉴들의 키 팁을 켜거나 끔. Alt 키를 눌렀을 때와 동일함.
Shift + F10	선택한 항목의 상황에 맞는 메뉴를 표시함.
Alt + Shift + F10	붙여 넣었을 때 또는 엑셀의 경우 오류 확인 버튼이 나타날 때와 같이 사용 가능한 작업에 대한 메뉴 또는 메시지를 표시함.
Alt + F10	선택 작업 창을 표시함

F10 단독의 경우

키 팁을 켜거나 끈다는 것은 아래의 화면은 엑셀 상단 메뉴에 키 팁이 표시된 상태를 말하는데 이것을 보이게 하거나 숨기게 된다. 이는 Alt 키를 눌렀을 때도 같은 결과이다.

Alt + Shift + F10의 경우

엑셀에서 오류가 발생하면 오류를 확인할 수 있는 버튼이 나타나는데 마우스를 가져가지 않아도 Alt + Shift + F10을 누르면 아래 화면과 같이 메뉴를 확인할 수 있다.

엑셀(Excel) - 오류 확인 버튼에 대한 메뉴 또는 메시지 표시 화면

이는 붙여넣기를 했을 때도 마찬가지다.

아래 워드에서 붙여 넣기한 결과 옵션 버튼이 생기는데, 이때 Alt + Shift + F10을 누르면 바로 붙여넣기 옵션을 확인할 수 있다.

워드(Word) - 붙여 넣기 후 Alt + Shift + F10을 눌러 사용 가능한 메뉴를 확인할 수 있다.

Shift + F10의 경우

마우스 오른쪽 버튼을 클릭한 결과와 비슷하게 선택한 항목의 상황에 맞는 메뉴를 표시해 준다.

아래는 워드에서 마우스 우클릭과 차이를 보여준다.

Shift+F10의 경우 글꼴 그룹에 대한 메뉴는 표시되지 않는다.

이 외에도 Ctrl + F10 단축키가 있다고 한다.

Ctrl + F10을 사용하면 창을 최대화하거나 복원한다고 하는데, 내 컴퓨터에서는 되지 않았다.

자꾸만 아래와 같이 IME 입력 옵션이 표시된다. ㅎㅎ

F11 키

F11 키의 경우 프로그램별 동작에 차이가 있다.

Alt + F11은 엑셀, 워드, 파워포인트가 모두 VBA 편집기가 실행되는 것이 동일하다.

■ 엑셀(Excel)

F11 단독 : 별도의 차트 시트에 현재 범위의 데이터 차트를 만듦.
Shift + F11 : 새 워크시트를 삽입함.
Alt + F11 : VBA(Visual Basic for Applications)를 사용하여 매크로를 만들 수 있는 Microsoft Visual Basic For Applications 편집기를 실행함.

■ 워드(Word)

F11 단독 : 다음 필드로 이동합니다.
Shift + F11 : 이전 필드로 이동합니다.
Ctrl + F11 : 현재 필드를 잠급니다.
Ctrl + Shift + F11 : 현재 필드를 잠금 해제합니다.
Alt + F11 : VBA(Visual Basic for Applications)를 사용하여 매크로를 만들 수 있는 Microsoft Visual Basic for Applications 편집기를 실행함.

■ 파워포인트(PowerPoint)

Alt + F11 : VBA(Visual Basic for Applications)를 사용하여 매크로를 만들 수 있는 Microsoft Visual Basic for Applications 편집기를 실행함.

파워포인트에서는 F11에 특별한 단축 기능이 없다.

F12 키

F12 키는 파일을 저장하거나 열 때, 그리고 인쇄와 관련한 기능과 연관되어 있다.

단축키	엑셀 (Excel)	워드 (Word)	파워포인트 (PowerPoint)
F12 단독	'다른 이름으로 저장' 대화 상자를 표시함.
Shift + F12	문서를 저장함. 단축키 Ctrl + S와 같은 기능.
Ctrl + F12	'열기' 대화 상자를 표시함. 문서를 빠르게 열 때 유용함.
Ctrl + Shift + F12	인쇄 탭을 표시함. 단축키 Ctrl + P와 같은 기능

워드에서는 다음과 같은 단축키도 있다.

Alt + Shift + F12 : 컨테이너가 활성 상태일 때 목차 컨테이너에서 목차 버튼을 선택함.

한번은 정리해야지 하다가 이제야 속이 다 시원하다.

오피스 프로그램. 즉, 엑셀(Excel), 워드(Word), 파워포인트(PowerPoint)를 사용함에 있어서 F1 키부터 F12까지의 기능 키에 대한 동작들을 알아봤다.

참고로 상기 사항은 Windows 11 환경에서 Office 2019 버전으로 확인한 내용을 바탕으로 합니다.

부디 부족하나마 도움이 되시길 바라면서~

- 끝 -

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